وسیشارك في هذا الاجتماع وفد من كبار المسؤولين الرياضيين القطريين منهم أمين عام اللجنة الأولمبية القطرية "جاسم البوعينين"، وعضو المجلس الاستشاري القطري ورئيس الاتحاد الآسيوي لألعاب القوى "دحلان جمعان الحمد"، ورئيس الاتحاد الآسيوي لرفع الأثقال "محمد یوسف المنا"، ورئيس اتحاد السباحة "خليل ابراهيم الجابر "، ورئيس النادي الاهلي "عبدالله يوسف المولى" ومدير متحف قطر الأولمبي.
ويعقد الاجتماع بناء على طلب مسؤولي الرياضة القطرية وتماشيا مع طلبهم الرسمي لاستضافة دورة الألعاب الآسيوية 2030.
یذکر أن السعودیة ايضا قدمت ملف ترشيحها رسمياً لاستضافة دورة الألعاب الآسيوية.